Ehrenamtliche Teams wechseln, Vereinsunterlagen bleiben. Funktionsbezogene Konten und gemeinsame Dokumente schaffen eine bessere Übergabe.
Vereine arbeiten oft mit knappen Budgets, ehrenamtlichen Helferinnen und Helfern und ohne eigene IT-Abteilung. Trotzdem gelten Datenschutz- und Rechnungslegungspflichten. Mitgliederdaten, Spendenunterlagen, Sitzungsprotokolle und gegebenenfalls Gesundheitsdaten benötigen je nach Inhalt unterschiedliche Schutzmaßnahmen.
Das Vereinsgesetz verpflichtet das Leitungsorgan zu einem den Anforderungen des Vereins entsprechenden Rechnungswesen und zu einer zeitgerechten Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und Vermögen.1 Daraus folgt nicht, dass ein gewöhnlicher Cloud-Ordner automatisch ein gesetzeskonformes Archiv ist. Der Verein muss Zuständigkeiten, Aufbewahrung und führende Systeme festlegen.
Rollen statt geteilter Passwörter
Vorstand, Schriftführung, Kassier, Projektleitung und freiwillige Helfer sollten eigene Konten und funktionsbezogene Gruppen verwenden. Bei einem Rollenwechsel werden Rechte am festgelegten Stichtag angepasst. Private Konten und gemeinsam genutzte Passwörter erschweren diese Übergabe. Konten, Gruppen und Freigaben werden in CloudFiles zentral verwaltet (Cloud-Speicher und Freigaben).
EuroOffice für die tägliche Vereinsarbeit
Mit EuroOffice lassen sich Protokolle, Budgets, Förderanträge und Veranstaltungspläne direkt im Browser gemeinsam bearbeiten. Kommentare können die Abstimmung erleichtern (Beispiele in EuroOffice); die formale Genehmigung eines Protokolls oder Rechnungsabschlusses folgt weiterhin Satzung und geltenden Regeln. Der Artikel „Zugriffsrechte beim Vorstandswechsel“ enthält einen konkreten Übergabeablauf.
CloudFiles für Vereine und NGOs verbindet Dateiablage, Rollen und EuroOffice. Welche Prüfbereiche für jeden Cloud-Dienst gelten, beschreibt „Datenschutzgerechte Cloud: Was Unternehmen wirklich prüfen müssen“.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine vereins-, steuer- oder datenschutzrechtliche Beratung.