Der digitale Dokumentenraum für Haus­verwaltungen

Haus­verwaltungen arbeiten gleichzeitig mit Eigentümer­gemeinschaften, Mieterinnen und Mietern, Dienstleistern und Beiräten. Ein einziger großer Freigabeordner wird dieser Rollenvielfalt nicht gerecht — die Grundlagen dazu beschreibt „Haus­verwaltung digital“.

Ein digitaler Dokumentenraum sollte je Objekt und Zweck strukturiert sein: laufende Informationen, Abrechnungsunterlagen, Angebote, Protokolle und zeitlich begrenzte Projektbereiche. Persönliche Daten, die für eine Empfängergruppe nicht erforderlich sind, werden nicht allein deshalb freigegeben, weil sie im selben Dokumentenbestand liegen.

Das WEG 2002 enthält Pflichten der Verwaltung und Regelungen zur Abrechnung sowie zur Einsicht in Belege.¹ Daraus folgt nicht, dass jede Person unbeschränkten Onlinezugriff auf sämtliche Objektunterlagen erhalten muss. Berechtigungsumfang und Bereitstellungsweg sind anhand des konkreten Anspruchs und des Datenschutzes zu gestalten.

EuroOffice kann Abrechnungserläuterungen, Protokolle, Informationsschreiben und geeignete Tabellen gemeinsam bearbeitbar machen. Der fachlich freigegebene Stand sollte danach klar gekennzeichnet und nur für die vorgesehene Gruppe veröffentlicht werden. Versio­nierung hilft bei der Nachvollzieh­barkeit, ersetzt aber keine formelle Prüfung. Wie solche Dokumente in EuroOffice aussehen, zeigen die Anwendungsbeispiele; die allgemeinen Prüfbereiche beschreibt „Datenschutzgerechte Cloud: Was Unternehmen wirklich prüfen müssen“.

CloudFiles für Immobilien und Haus­verwaltungen kann Objektordner, Gruppen und Freigaben abbilden (Cloud-Speicher und Freigaben). Im Pilotprojekt (Testzugang) werden mindestens Verwaltung, Eigentümervertretung, externer Dienstleister und eine Person ohne Objektberechtigung getestet — Letzteres als negativer Zugriffstest.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine wohn-, zivil- oder datenschutzrechtliche Beratung.