In Insolvenzverfahren arbeiten viele Beteiligte mit sensiblen und zeitkritischen Unterlagen. Struktur und Zugriffsdisziplin sind wichtiger als Werbeetiketten.
Insolvenzakten verbinden Korrespondenz, Forderungsunterlagen, Berichte, Vermögensübersichten und Belege. Unterschiedliche Beteiligte benötigen unterschiedliche Ausschnitte — und nicht jede Arbeitsfassung darf nach außen gelangen.
Die Insolvenzordnung verlangt vom Insolvenzverwalter die gebotene Sorgfalt und eine genaue Rechnungsführung; gegenüber dem Gericht bestehen Berichts- und Rechnungslegungspflichten.1 Ein Cloud-System kann diese Arbeit unterstützen, erfüllt die Pflichten aber nicht automatisch; welche Anforderungen dabei gelten, beschreibt „Insolvenzakten in der Cloud“.
Ein sinnvoller digitaler Ablauf trennt interne Arbeitsbereiche, geprüfte Unterlagen, externe Austauschordner und Einreichfassungen. Rechte werden rollenbezogen vergeben, externe Freigaben befristet und Austritte unverzüglich umgesetzt. Exporte müssen rechtzeitig getestet werden, damit Dateien nicht nur vorhanden, sondern in einem nutzbaren Format übergeben werden können.
Mit EuroOffice können Berichte, Tabellen und Schreiben im Browser bearbeitet, kommentiert und abgestimmt werden (so funktioniert die gemeinsame Bearbeitung). Weder die gemeinsame Bearbeitung noch die Versionshistorie macht ein Dokument automatisch „gerichtsfest“, „beweissicher“ oder „revisionssicher“. Solche Eigenschaften hängen vom gesamten organisatorischen und technischen Verfahren ab.
CloudFiles für Insolvenzverwalter und Masseverwalter sollte deshalb im Testzugang anhand eines synthetischen Verfahrens mit interner Sachbearbeitung, Verwalter, externer Partei und Exportübergabe getestet werden. Die Sicherheitsmaßnahmen beschreibt die Sicherheitsseite, die allgemeinen Prüfbereiche „Datenschutzgerechte Cloud: Was Unternehmen wirklich prüfen müssen“.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine insolvenz-, verfahrens- oder datenschutzrechtliche Beratung.