E-Mail-Anhänge und offene Freigabelinks machen Verantwortlichkeiten unübersichtlich. Ein strukturierter Dokumentenraum schafft klarere Rollen.
Mandantinnen und Mandanten senden Unterlagen häufig per E-Mail, Mitarbeitende speichern Zwischenstände lokal und der finale Entwurf liegt unter mehreren Dateinamen vor. Das ist bequem, erschwert aber die Kontrolle darüber, wer welche Fassung erhalten hat.
§ 9 RAO verpflichtet Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Verschwiegenheit über anvertraute Angelegenheiten; die Pflicht erstreckt sich auch auf Kanzleipersonal.1 Bei extern betriebenen IT-Diensten kommen — je nach Rollenverteilung — insbesondere die Anforderungen an Auftragsverarbeiter und die Sicherheit der Verarbeitung hinzu.2 Was das für die Kanzleiorganisation bedeutet, beschreibt „Mandantengeheimnis in der digitalen Kanzlei“.
Ein praxistauglicher Ablauf beginnt mit einem eigenen Mandatsordner. Interne Gruppen erhalten abgestufte Rechte. Externe Personen bekommen nur Zugriff auf den benötigten Unterordner, möglichst zeitlich begrenzt. Nach Abschluss werden Links widerrufen und nicht mehr benötigte Konten deaktiviert. Die Kanzlei dokumentiert, wer Freigaben erstellen darf und wann Zugriffe überprüft werden.
EuroOffice ergänzt diesen Ablauf dort, wo Schriftsätze, Tabellen oder Präsentationen gemeinsam bearbeitet werden. Kommentare und Änderungsverfolgung können Abstimmungen nachvollziehbarer machen; die formale Freigabe eines Schriftsatzes bleibt jedoch ein eigener Kanzleiprozess. Bei komplexen Vorlagen, Makros und eingebetteten Objekten ist die Kompatibilität anhand echter, anonymisierter Musterdokumente zu testen (Prüfmethode).
CloudFiles für Rechtsanwälte und Kanzleien verbindet Dateiablage, Freigaben und EuroOffice. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist ab Business verfügbar (Paketübersicht); die Sicherheitsmaßnahmen beschreibt die Sicherheitsseite, die allgemeinen Prüfbereiche „Datenschutzgerechte Cloud: Was Unternehmen wirklich prüfen müssen“. Ob und wie sie mit Vorschau, gemeinsamer Bearbeitung und externen Freigaben zusammenspielt, muss für den vorgesehenen Workflow geprüft werden.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts-, Berufsrechts- oder Datenschutzberatung.