Digitale Verschwiegenheit ist ein Prozess aus Technik, Vertrag und Kanzleiorganisation. Ein österreichischer Datenstandort ist ein Baustein davon.
§ 9 RAO verpflichtet Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Verschwiegenheit über anvertraute Angelegenheiten; auch Mitarbeitende sind einzubeziehen.1 Im digitalen Alltag betrifft das nicht nur den zentralen Akt, sondern auch E-Mail-Anhänge, Freigabelinks, lokale Downloads, mobile Geräte und Cloud-Dienste.
Pauschale Aussagen helfen wenig. Nicht jeder E-Mail-Anhang ist automatisch unverschlüsselt, nicht jeder Transferlink unwiderrufbar und nicht jeder Anbieter mit US-Bezug unzulässig. Entscheidend sind die konkrete Konfiguration und der Schutzbedarf.
Ein belastbarer Kanzlei-Workflow
Pro Mandat wird in CloudFiles für Rechtsanwälte und Kanzleien ein klar abgegrenzter Bereich angelegt. Interne Gruppen erhalten nur erforderliche Rechte. Externe Freigaben werden auf ausgewählte Dokumente, Empfänger und Zeitraum beschränkt. Nach Ende des Zwecks werden Links widerrufen und Konten deaktiviert. Zugriffe, Änderungen und Exporte werden im erforderlichen Umfang nachvollziehbar gehalten.
CloudFiles wird nach Produktangabe von CloudNow in Wien und Innsbruck betrieben.2 Das kann Vertrag und Datenwege übersichtlicher machen; die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen beschreibt die Sicherheitsseite, die allgemeinen Prüfbereiche der Beitrag „Datenschutzgerechte Cloud: Was Unternehmen wirklich prüfen müssen“. Die Vereinbarkeit mit § 9 RAO entsteht aber nicht allein durch den Standort, sondern durch den gesamten Kanzleiprozess.
Schriftsätze gemeinsam mit EuroOffice bearbeiten
EuroOffice kann Schriftsätze, Verträge und Tabellen im Browser öffnen und gemeinsam bearbeitbar machen. Kommentare und Änderungsverfolgung vermeiden parallele Dateistände. Für komplexe Kanzleivorlagen, Makros und eingebettete Objekte ist ein dokumentierter Kompatibilitätstest erforderlich; die Methode beschreibt „Was Office-Kompatibilität wirklich bedeutet“. Ein praktisches Beispiel steht im Beitrag „Mandantendokumente sicher austauschen“.
Protokolle und Versionen können die Nachvollziehbarkeit unterstützen, sind aber kein pauschaler Beweis für eine rechtliche Wirkung vor Gericht.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine berufs- oder datenschutzrechtliche Beratung.