Große Dateien und viele Beteiligte verlangen mehr als einen Transferlink. Entscheidend sind Struktur, Rechte, Versionen und eine getestete Übergabe.
Planungsbüros arbeiten mit großen Dateien, verteilten Teams und wechselnden externen Beteiligten. Bauherrschaft, Statik, Fachplanung, Behörden und Ausführung benötigen unterschiedliche Unterlagen — und nicht alle dürfen den gesamten Projektordner sehen. CloudFiles ist ein Produkt von CloudNow für Cloud-Speicher und browserbasierte Dokumentenbearbeitung mit EuroOffice; ob es für ein Planungsbüro passt, zeigt ein Praxistest mit echten Projektgrößen.
Vier Punkte für den Praxistest
Dateigrößen und Übertragung: Die maximal zulässige Dateigröße und verfügbare Bandbreite müssen zum Projekt passen. Die für das gebuchte Paket geltenden Werte stehen in der Paketübersicht und sind für das konkrete Szenario zu testen.1
Rollen: Interne Bearbeitung, externe Zuarbeit, Auftraggeberzugriff und reine Lesefreigabe getrennt testen. Zeitlich begrenzte Links sollten nach Projektphase widerrufen werden.
Planstände: Versionierung kann frühere Stände verfügbar halten. Sie ersetzt nicht die fachliche Prüfung und eindeutige Freigabe eines Plans. Status, Index und Zweck gehören zusätzlich in Benennung und Prozess. Wie die Versionierung im Cloud-Speicher funktioniert, ist auf der Funktionsseite beschrieben.
Exit: Ein kompletter Projektordner muss in nutzbarer Struktur exportiert werden können. Das betrifft nicht nur Dateien, sondern auch die Information darüber, welcher Stand freigegeben ist.
EuroOffice für die Dokumente rund um den Plan
EuroOffice ist im Planungsbüro für die Dokumente rund um den Plan relevant: Protokolle, Kostenlisten, Leistungsverzeichnisse, Berichte, Präsentationen und Begleitschreiben können direkt in CloudFiles gemeinsam bearbeitet werden. Der Beitrag „Planstände ohne Dateichaos“ zeigt den kombinierten Workflow, der Beitrag „Gemeinsam statt per Dateianhang“ den Ablauf der gemeinsamen Bearbeitung.
CloudFiles für Architekten und Ingenieurbüros sollte mit typischen großen Projektdateien und anspruchsvollen Office-Begleitdokumenten getestet werden. Aussagen zum Schutz geistigen Eigentums lassen sich nicht allein aus dem Serverstandort ableiten; Berechtigungen, Verträge, Geräte und tatsächliche Nutzung gehören dazu — die Prüfbereiche dafür beschreibt „Datenschutzgerechte Cloud: Was Unternehmen wirklich prüfen müssen“.