Eine Migration ist machbar, aber nicht für jedes Unternehmen in wenigen Tagen. Ein Pilot macht Aufwand und Risiken früh sichtbar.
Viele KMU nutzen eine Cloud-Lösung, die über Jahre gewachsen ist. Ordner, Konten und Freigaben wurden erweitert, aber selten als Gesamtsystem geplant. Ein Wechsel kann diese Struktur verbessern — wenn die Migration nicht mit einem bloßen Datei-Upload verwechselt wird.
Schritt 1: Bestand aufnehmen
Dokumentieren Sie Datenmenge, Dateitypen, Eigentümer, Benutzerkonten, Gruppen, externe Freigaben, Synchronisationsgeräte, Aufbewahrungsanforderungen und kritische Integrationen. Für personenbezogene Daten gehören auch Rollen, AVV und Datenflüsse in die Inventur; die Prüfbereiche dafür beschreibt „Datenschutzgerechte Cloud: Was Unternehmen wirklich prüfen müssen“.
Schritt 2: Zielstruktur planen
Bereinigen Sie nicht blind. Für veraltete oder doppelte Daten braucht es abgestimmte Aufbewahrungs- und Löschregeln. Danach werden Abteilungen, Projekte, Mandate sowie Lese-, Bearbeitungs- und Freigaberechte im Zielsystem geplant.
Schritt 3: EuroOffice mit echten Dokumentklassen testen
Wählen Sie einfache, typische und kritische DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien. Prüfen Sie Inhalt, Layout, Funktionen und Rückweg. Makros, externe Verknüpfungen und eingebettete Objekte benötigen besondere Aufmerksamkeit. Der Beitrag „Was Office-Kompatibilität wirklich bedeutet“ liefert die Methode dafür.
Schritt 4: Pilot durchführen
Ein abgegrenztes Team arbeitet für einen definierten Zeitraum in CloudFiles (Testzugang mit CloudFiles Single, 30 Tage kostenlos). Getestet werden Upload, Synchronisation, mobile Nutzung, Rollen, externe Freigabe, EuroOffice, Sicherung und Support. Der Zeitbedarf hängt von Datenmenge, Leitungsqualität, Komplexität und verfügbarer Mitarbeit ab und wird im Pilot realistisch ermittelt.
Schritt 5: Gestaffelt migrieren
Erst nach der Pilotauswertung werden Daten in kontrollierten Paketen übertragen, geprüft und freigegeben. Das alte System bleibt für die definierte Übergangszeit verfügbar, ohne neue parallele Ablage zu fördern.
Schritt 6: Schulen und Exit testen
Schulungsbedarf ist teamspezifisch und wird im Pilot ermittelt. Am Ende des Piloten wird ein vollständiger Probeexport durchgeführt. Der Cloud-Exit-Plan für KMU verhindert, dass die neue Lösung zur nächsten Sackgasse wird.
CloudFiles für KMU bietet persönliche Betreuung aus Österreich; die Paketgrenzen stehen in der aktuellen Paketübersicht, Onboarding und Migration besprechen wir persönlich.1
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts-, Datenschutz- oder Migrationsberatung für den Einzelfall.