Der beste Zeitpunkt für den Exit-Plan ist vor dem Einstieg. Sieben Fragen zeigen, ob Daten und Arbeitsabläufe wirklich beweglich bleiben.
Viele Unternehmen prüfen beim Cloud-Kauf Funktionen und Monatspreis. Erst bei einer Preiserhöhung, Strategiewende oder Störung stellt sich die Frage: Wie kommen wir vollständig wieder heraus?
Ein Exit-Plan muss nicht bedeuten, dass ein Wechsel unmittelbar bevorsteht; er gehört aber in jede Migration, wie sie der KMU-Leitfaden zur Cloud-Migration beschreibt. Er hält lediglich fest, welche Daten, Versionen, Metadaten, Konten und Berechtigungen existieren, in welchen Formaten sie exportiert werden und wie lange Übergang sowie Löschung dauern.
Sieben Prüffragen helfen:
- Lassen sich alle Dateien ohne Einzelklick herunterladen?
- Bleiben Ordnerstruktur, Zeitstempel und Dateinamen erhalten?
- Wie werden Versionen, Kommentare und Freigaben exportiert?
- Welche offenen oder verbreiteten Formate werden verwendet?
- Wer unterstützt Migration und Übergang?
- Welche Kosten entstehen nach Vertragsende?
- Wann bestätigt der Anbieter Rückgabe und Löschung?
Die DSGVO verlangt bei Auftragsverarbeitung vertragliche Regelungen unter anderem zur Rückgabe oder Löschung personenbezogener Daten nach Abschluss der Leistung.1 ENISA empfiehlt kleinen und mittleren Unternehmen, Cloud-Sicherheit und Anbieteranforderungen strukturiert zu bewerten.2
EuroOffice (Funktionsübersicht) gehört in den Exit-Test: Können bearbeitete DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien in anderen Anwendungen weiterverwendet werden? Welche Kommentare oder kollaborativen Informationen bleiben nur innerhalb des Systems? Ein Test mit repräsentativen Dokumenten verhindert spätere Überraschungen (Prüfmethode).
CloudFiles für KMU lässt sich mit CloudFiles Single 30 Tage kostenlos testen. Der Test sollte nicht nur den Einstieg, sondern auch einen vollständigen Probeexport enthalten; die allgemeinen Prüfbereiche beschreibt „Datenschutzgerechte Cloud: Was Unternehmen wirklich prüfen müssen“.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung.