Ein Dokumentenportal kann Rückfragen und Anhänge reduzieren. Für Steuerkanzleien zählen aber ebenso Verschwiegenheit, Aufbewahrung und vollständiger Export.
Belege, Saldenlisten, Auswertungen und Rückfragen wechseln in Steuerkanzleien regelmäßig zwischen Mandantschaft und Sachbearbeitung. Ein gemeinsamer Dokumentenraum kann Medienbrüche reduzieren — vorausgesetzt, Rollen und Fristen sind sauber definiert.
§ 80 WTBG 2017 verpflichtet Berufsberechtigte zur Verschwiegenheit über anvertraute Angelegenheiten und bekannt gewordene Tatsachen, deren Geheimhaltung im Interesse der Auftraggeber liegt.1 Für bestimmte Bücher, Aufzeichnungen und Belege sieht § 132 BAO grundsätzlich eine siebenjährige Aufbewahrung vor und erlaubt unter Bedingungen die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe gewährleistet ist.2 Daraus folgt nicht, dass ein beliebiger Cloud-Ordner automatisch ein gesetzeskonformes Archiv ist.
Der Workflow sollte zwischen laufender Zusammenarbeit und gesetzlicher Aufbewahrung unterscheiden. CloudFiles kann Belege aufnehmen, Zugriffe steuern und Arbeitsdokumente gemeinsam bereitstellen. Die Kanzlei muss zusätzlich festlegen, welches System das führende Archiv ist, wie Fristen gesteuert, Exporte erzeugt und Löschsperren behandelt werden.
Mit EuroOffice lassen sich Begleitschreiben, Tabellen und Präsentationen im Browser bearbeiten. Fachsoftware, Makros, Datenimporte oder digitale Signaturen werden dadurch nicht automatisch ersetzt. Repräsentative XLSX-Dateien müssen samt Formeln, Verknüpfungen und Export getestet werden (Prüfmethode).
CloudFiles für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ist deshalb Teil eines dokumentierten Prozesses: Upload, Prüfung, Rückfrage, Bearbeitung, Freigabe, Übergabe ins führende System und abschließender Entzug externer Rechte. Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen beschreibt die Sicherheitsseite, die allgemeinen Prüfbereiche „Datenschutzgerechte Cloud: Was Unternehmen wirklich prüfen müssen“.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts-, Berufsrechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung.